Cum alegi locul potrivit pentru un eveniment corporate?
Evenimentele corporate au un rol esential in promovarea si dezvoltarea companiei, de aceea trebuie planificate cu mare atentie. Pe langa contactarea sponsorilor, promovare, stabilirea bugetului, a programului sau a datei, cea mai importanta este locatia in care se va desfasura evenimentul.
Daca esti responsabil de organizare, tine cont de cateva aspecte cand cauti locul perfect.
Tipul de eveniment corporate
Chiar daca este vorba de o actiune a companiei, locatia trebuie alesa in functie de tipul evenimentului. Mai exact, in cazul unui team building sau a unei conferinte care dureaza mai multe zile, trebuie sa gasesti o zona linistita care sa iti ofere toate facilitatile.
De exemplu, Delta Dunarii este preferata companiilor pentru astfel de activitati deoarece este o zona flexibila si oarecum izolata, ideala pentru intalnirile corporate. In aceasta situatie, trebuie sa cauti cazare Delta Dunarii pentru a te asigura ca participantii vor avea parte de tot confortul.
Daca firma sustine o prezentare sau are o lansare de produs care nu dureaza mai mult de 2-3 ore, orienteaza-te catre o sala de sedinte din apropierea companiei.
Servicii si facilitati
Este recomandat sa alegi locul de intalnire tinand cont si de facilitati. Mai exact, pentru un eveniment corporate este nevoie de sala de sedinte, echipamente tehnice pentru prezentari, wi-fi, suport pentru afisarea bannerelor.
Locurile de parcare, zona de recreere, spatiul pentru servit masa, siguranta si securitatea sunt, de asemenea, aspecte carora trebuie sa le acorzi importanta.
Totodata, trebuie sa stii daca exista restrictii, taxe suplimentare sau daca firma va folosi exclusiv locatia pe perioada inchirierii.
Capacitate
Rezerva un loc de intalnire in functie de marimea evenimentului desfasurat. Asigura-te ca spatiul este potrivit pentru a gazdui toate persoanele invitate si ca exista suficiente locuri pe scaune pentru toti oaspetii.
In cazul evenimentelor de mai multe zile, acorda atentie nevoilor specifice ale participantilor si rezerva cazare confortabila pentru fiecare in parte.
Accesibilitate
Organizeaza evenimentul intr-un loc convenabil, unde invitatii sa poata ajunge cu usurinta. Verifica existenta mijloacelor de transport si stabileste alternative, daca este cazul. Asigura-te ca accesul este permis cu cateva ore inainte de inceperea propriu-zisa a evenimentului.
Aspect
Ia in calcul si stilul locatiei pe care o vei alege deoarece cu cat se apropie mai mult de tema evenimentului cu atat vei economisi mai multi bani. In caz contrar, orienteaza-te catre un spatiu simplu, care nu necesita prea multa amenajare.
Timp si cost
Cu siguranta ai un buget bine pus la punct pentru organizarea evenimentului corporate, asa ca inainte de a rezerva locatia stabileste si costurile. Este eficient sa inchiriezi spatiul respectiv avand in vedere cheltuielile si timpul de inchiriere?
De exemplu, daca locatia nu iti ofera si echipamente video, cel mai simplu ar fi sa te reorientezi catre o destinatie completa, pentru a nu avea cheltuieli neincluse in buget. Nu iti fie teama sa negociezi si aminteste-ti intotdeauna sa confirmi data, ora si toate detaliile importante intr-un contract scris.
Catering
In mod sigur, partea culinara are si ea o importanta majora in cadrul evenimentului. Daca locatia aleasa iti ofera servicii de catering sau restaurant, confirma disponibilitatea personalului necesar pentru o astfel de actiune. Acorda atentie nevoilor participantilor si include in meniu si diete speciale, cum ar fi preparatele vegetariene, cele fara gluten sau mancarurile orientale.
Atunci cand te ocupi de organizarea unui eveniment corporate, este important sa intelegi care sunt cerintele companiei in alegerea unei locatii potrivite. Spre deosebire de alte activitati, intalnirile de business se desfasoara in conformitate cu un plan structurat in mod clar si bine pus la punct. Nu uita ca evenimentul corporate tine foarte mult de cultura organizationala a companiilor, astfel ca este cruciala o planificare perfecta pentru a nu pune firma intr-o lumina proasta.
